Tietosuojaseloste

Päivitetty 3.11.2026

Forssan Seudun Hippos ry / Pilvenmäen ravirata

Pilvenmäen ravirata on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyyttä ja käsittelemään henkilötietoja huolellisesti ja asianmukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste koskee Pilvenmäen verkkosivujen (www.pilvenmaki.fi), Pilvenmäki Shop -verkkokaupan sekä Pilvenmäen tapahtumien, asiakaspalvelun, asiakasviestinnän ja markkinoinnin yhteydessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään, kuinka kauan niitä säilytetään, kenelle niitä voidaan luovuttaa ja miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Forssan Seudun Hippos ry / Pilvenmäen ravirata

Y-tunnus: 0145636-8
Osoite: Pilvenmäentie 7, 30420 Forssa
Sähköposti: info@pilvenmaki.fi
Verkkosivut: https://pilvenmaki.fi/

Pilvenmäen markkinointia ja asiakasviestintää toteuttaa Kavionjälki Oy, joka hallinnoi markkinoinnissa käytettäviä asiakastietoja ja uutiskirjejärjestelmää.

Forssan Seudun Hippos ry vastaa Pilvenmäen tapahtumiin, asiakaspalveluun ja omien palvelujensa myyntiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. Kavionjälki Oy toimii markkinoinnin asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä.

Pilvenmäen palveluihin liittyvät tietosuojapyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@pilvenmaki.fi. Kavionjäljen markkinointia koskevissa asioissa yhteyshenkilö on Emma Willman, emma.willman@kavionjalki.fi.

2. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä tiedot kerätään?

Käsittelemme henkilötietoja verkkokauppaostosten, tapahtumiin osallistumisen, asiakasviestinnän ja verkkosivujen käytön yhteydessä.

Asiakas- ja yhteystiedot

Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Osoite- ja laskutustiedot tarvittaessa
Asiakkaan ilmoittamat muut yhteystiedot

Tilaus- ja tapahtumatiedot

Ostetut pääsyliput ja muut tapahtumapalvelut
Tilausten ja varausten tiedot
Tapahtumiin osallistumista koskevat tiedot
Maksu- ja laskutustapahtumiin liittyvät tiedot
Asiakaspalvelun yhteydenotot ja viestit

Ruokailun järjestämiseen tarvittavat tiedot

Asiakkaan ilmoittamat erityisruokavaliot ja allergiat silloin, kun tieto on tarpeen tilatun ruokailun järjestämiseksi. Emme tarvitse diagnooseja tai muita ruokailun kannalta tarpeettomia terveystietoja.

Markkinointiin liittyvät tiedot

Uutiskirjeiden tilaus- ja markkinointilupatiedot
Suoramarkkinointikiellot
Uutiskirjeiden avaus- ja klikkaustiedot silloin, kun seuranta on käytössä
Asiakkaan kiinnostuksen kohteet
Ostohistoriaan ja aiempaan tapahtumaosallistumiseen perustuvat asiakasryhmittelyt silloin, kun tietoja käytetään tähän tarkoitukseen

Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot

IP-osoite sekä selain- ja laitetiedot
Verkkosivujen käyttö- ja kävijätiedot
Evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerätyt tiedot
Evästesuostumukseen liittyvät valinnat

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Tietoja voidaan saada myös Liveto-verkkokaupasta ja yhteistyökumppaneilta, kun tietojen vastaanottamiselle on lainmukainen peruste.

3. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Tilausten, varausten ja tapahtumapalveluiden toteuttaminen

Tietoja käytetään ostosten käsittelyyn, palveluiden toimittamiseen, varausten hallintaan ja tapahtumaviestintään. Käsittely perustuu sopimukseen tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin.

Asiakaspalvelu ja asiakassuhteiden hoitaminen

Tietoja käsitellään yhteydenottoihin vastaamiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi ja palveluiden kehittämiseksi. Käsittely perustuu tilanteen mukaan sopimukseen tai oikeutettuun etuun.

Markkinointi ja asiakasviestintä

Tietoja käytetään Pilvenmäen tapahtumista, palveluista ja tarjouksista viestimiseen sekä lainmukaisen raviratojen yhteisen markkinoinnin toteuttamiseen.

Sähköinen suoramarkkinointi perustuu vastaanottajan antamaan suostumukseen. Pelkkä lipun tai ravintolapalvelun ostaminen ei tarkoita uutiskirjeen tilaamista.

Markkinoinnin kohdentaminen ja asiakasymmärrys

Asiakkaiden kiinnostuksen kohteita, ostohistoriaa ja tapahtumaosallistumista voidaan hyödyntää markkinoinnin kohdentamisessa ja palveluiden kehittämisessä, kun käsittelylle on lainmukainen peruste.

Verkkosivujen toiminta ja analytiikka

Sivuston välttämätön tekninen käsittely perustuu tilanteen mukaan sopimukseen tai oikeutettuun etuun. Suostumusta edellyttävä analytiikka ja markkinointiseuranta perustuvat käyttäjän suostumukseen.

Erityisruokavaliot ja allergiat

Asiakas voi halutessaan ilmoittaa ruokailun järjestämiseksi tarpeelliset erityisruokavalio- ja allergiatiedot. Tietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista. Tietoja käytetään ruokailun järjestämiseen, eikä niitä käytetä markkinointiin. Terveystietoja sisältävien tietojen käsittely edellyttää lisäksi tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaista käsittelyperustetta; vapaaehtoinen ilmoittaminen ei yksin merkitse nimenomaista suostumusta.

Lakisääteiset velvoitteet

Tietoja käsitellään tarvittaessa kirjanpitoon, verotukseen ja viranomaisvelvoitteisiin liittyvien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi.

4. Pilvenmäen verkkokauppa

Pilvenmäki Shopissa asiakkaat voivat ostaa Pilvenmäen tapahtumien pääsylippuja ja muita tarjolla olevia tapahtumapalveluita.

Verkkokaupan myyjänä toimii Forssan Seudun Hippos ry. Verkkokaupan teknisenä palveluntarjoajana toimii Liveto Group Oy.

Verkkokaupassa kerätään tilauksen toteuttamisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot.

Tietoja käytetään tilausten käsittelyyn, palveluiden toimittamiseen, asiakaspalveluun, maksujen selvittämiseen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Ostamiseen tarvittavien tietojen antaminen on välttämätöntä tilauksen toteuttamiseksi.

Verkkokaupan käyttöön liittyviä tapahtumia, kuten tuotelistan katselua, ostoskoriin lisäämistä ja kassalle siirtymistä, voidaan mitata käyttäjän analytiikkasuostumuksen mukaisesti.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä on saatavilla Liveton tietosuojaselosteesta.

5. Uutiskirjeet ja markkinointi

Pilvenmäen markkinointia ja uutiskirjeviestintää toteuttaa Kavionjälki Oy.

Uutiskirjeiden lähettämiseen ja markkinoinnin asiakastietojen hallinnointiin käytetään Brevo-uutiskirjejärjestelmää.

Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerätään sähköpostiosoite sekä markkinointiluvan todentamiseen tarvittavat tiedot.

Asiakastietoja voidaan ryhmitellä raviradoittain sekä asiakkaiden kiinnostuksen kohteiden, ostohistorian ja aiemman tapahtumaosallistumisen perusteella silloin, kun tiedot ovat käytettävissä ja niiden käsittelylle on lainmukainen peruste.

Kavionjälki Oy voi toteuttaa Pilvenmäen omaa sekä Teivon, Pilvenmäen ja Metsämäen yhteistä uutiskirjeviestintää vastaanottajan antaman markkinointisuostumuksen kattamassa laajuudessa.

Uutiskirjeiden toimivuutta voidaan seurata esimerkiksi avaus- ja klikkaustietojen avulla.

Uutiskirjejärjestelmään siirrettäviä verkkokaupan asiakastietoja ovat nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tietojen siirtyminen järjestelmään ei itsessään tarkoita markkinointisuostumuksen antamista. Tilausvahvistukset ja muut ostetun palvelun toteuttamiseen tarvittavat viestit erotetaan markkinointiviestinnästä.

Asiakas voi kieltää suoramarkkinoinnin tai peruuttaa uutiskirjeen tilauksen milloin tahansa viestissä olevan peruutuslinkin kautta.

6. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan ilmoitettuun tarkoitukseen tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Tilaukset ja asiakassuhteen hoitaminen

Tietoja säilytetään tilauksen ja tapahtuman toteuttamisen ajan sekä asiakassuhteen hoitamisen edellyttämän ajan. Asiakassuhteen päätyttyä säilytetään vain tiedot, joita tarvitaan yksilöidyn reklamaation, oikeusvaateen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi. Säilyttämisen tarpeellisuus tarkistetaan vähintään vuosittain.

Tarjouspyynnöt ja yhteydenotot

Toteutumattomien tarjouspyyntöjen ja tavanomaisten yhteydenottojen tiedot poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua asian viimeisestä käsittelystä. Jos asian hoitaminen edelleen jatkuu tai tietoa tarvitaan yksilöityyn oikeusvaateeseen, säilytetään vain tähän tarpeelliset tiedot.

Allergia- ja ruokavaliotiedot

Tietojen säilyttämisen tarve määräytyy kyseisen ruokailun toteuttamisen ja siihen liittyvän mahdollisen yksilöidyn reklamaation käsittelyn perusteella. Tietoja ei tarvita yleistä myöhempää markkinointikäyttöä varten.

Markkinointitiedot

Tietoja säilytetään voimassa olevan suostumuksen ja todellisen tarpeen ajan. Tarpeellisuus tarkistetaan vähintään vuosittain. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin. Markkinointikiellon noudattamiseksi voidaan säilyttää tarpeellinen suppea estomerkintä sekä käsittelyn lainmukaisuuden osoittamiseksi tarpeellinen suostumustodiste.

Kirjanpitoaineisto

Kirjanpitotositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätöksiä, kirjanpitoja ja muuta kymmenen vuoden säilytysvelvollisuuden piiriin kuuluvaa aineistoa säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Näitä velvoitteita ei sovelleta kaikkiin asiakas- tai allergiatietoihin.

Analytiikka ja evästesuostumukset

Google Analytics 4:n käyttäjä- ja tapahtumatietojen säilytys määräytyy palvelun tietojen säilytysasetusten mukaan. Koottujen tilastoraporttien säilytys voi poiketa yksittäisiin käyttäjiin ja tapahtumiin liittyvien tietojen säilytyksestä. Lisätietoja sovellettavasta säilytysajasta voi pyytää osoitteesta info@pilvenmaki.fi.

Complianzin evästesuostumuksen voimassaolo on 365 päivää. Selaimeen tallentuvien evästeiden voimassaoloajat esitetään evästekäytännössä. Ne eivät ole sama asia kuin palveluun kerättyjen henkilötietojen säilytysaika.

Henkilötietojen säilyttämiselle on oltava käyttötarkoitukseen tai lakiin perustuva tarve. Tietojen poistamista koskevat pyynnöt käsitellään kohdassa 12 kuvatulla tavalla.

7. Miten verkkosivuilla käytetään evästeitä?

Pilvenmäen verkkosivuilla käytetään evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toimintaan, kävijätilastointiin sekä markkinoinnin mittaamiseen ja kehittämiseen.

Käytettäviä palveluita ovat muun muassa:

Google Analytics 4: Verkkosivujen käytön ja kävijämäärien analysointi.
Google Tag Manager: Mittaus- ja seurantatunnisteiden tekninen hallinta.
Google Maps: Saapumisohjeiden karttaupotukset.
Google Fonts: Sivuston kirjasimet silloin, kun ne ladataan Googlen palvelusta.
Facebook / Meta ja Flow-Flow: Sosiaalisen median julkaisujen esittäminen sivustolla. Ulkopuolisen sisällön lataaminen voi välittää palveluntarjoajalle esimerkiksi IP-osoitteen sekä selain- ja laitetietoja.
Complianz: Evästesuostumusten hallinta.
Liveto: Verkkokaupan toiminta ja suostumuksen mukainen tapahtumamittaus.
Brevo: Uutiskirjeisiin liittyvät palvelut ja mahdolliset suostumuksen mukaiset seurantateknologiat.

Evästeet jaetaan välttämättömiin, tilastollisiin ja markkinointiin liittyviin evästeisiin.

Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö edellyttää käyttäjän suostumusta silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.

Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä valinnaiset evästeet sekä muuttaa valintojaan sivuston Evästeasetukset-painikkeesta. Suostumuksen voi myös peruuttaa samasta painikkeesta.

Palvelukohtaiset evästetiedot ja suostumusvalinnat löytyvät evästekäytännöstä. Evästeiden voimassaoloaika selaimessa ja palveluntarjoajan henkilötietojen säilytysaika ovat eri asioita.

8. Yhteydenottolomakkeet ja ulkopuoliset sisällöt

Yhteydenottolomakkeilla annettuja tietoja käytetään asiakkaan yhteydenoton käsittelyyn ja siihen vastaamiseen.

Verkkosivuilla voidaan esittää ulkopuolisista palveluista upotettua sisältöä, kuten sosiaalisen median julkaisuja ja Google Maps -karttoja. Pelkkä linkki ulkopuoliseen palveluun ja sivulle ladattava upotus ovat eri asioita: linkkiä avattaessa siirryt palveluntarjoajan omalle sivulle, kun taas upotus voi välittää tietoja jo sen latautuessa.

Google Maps -karttojen latautumista hallitaan sivuston evästesuostumusasetuksilla.

Ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat käsitellä käyttäjien tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Suostumusta edellyttävä seuranta toteutetaan käyttäjän antamien suostumusvalintojen mukaisesti.

9. Mihin henkilötietoja siirretään ja luovutetaan?

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavien palveluntarjoajien ja yhteistyökumppaneiden toiminnassa:

Kavionjälki Oy – markkinointi, asiakasviestintä ja analytiikan hallinnointi
Liveto Group Oy – verkkokauppa ja lipunmyynti
Brevo – uutiskirjeet ja markkinointiviestintä
Google – analytiikka, tunnisteiden hallinta, kirjasimet ja karttapalvelut
Meta / Facebook – sosiaalisen median upotettu sisältö
Verkkosivujen ylläpito- ja hosting-palveluntarjoajat

Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille tapahtumien järjestämistä, asiakaspalvelua ja palveluiden toteuttamista varten, kun luovutukselle on lainmukainen peruste.

Tietoja ei luovuteta yhteistyökumppanin itsenäiseen suoramarkkinointiin ilman siihen soveltuvaa oikeusperustetta.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa. Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

10. Henkilötietojen siirtäminen EU ja ETA ulkopuolelle

Käyttämämme palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja myös EU tai ETA ulkopuolella.

Siirrot toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti asianmukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia käyttäen.

Näitä voivat olla esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevat päätökset tai mallisopimuslausekkeet.

Lisätietoja siirroista ja suojatoimista voi pyytää rekisterinpitäjältä.

11. Miten henkilötiedot suojataan?

Henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin tietoturvatoimenpitein.

Tietojen käsittely rajataan henkilöille, joiden tehtävät edellyttävät niiden käyttöä.

Järjestelmissä hyödynnetään tarkoituksenmukaista käyttöoikeuksien hallintaa, tunnistautumista ja muita tietoturvaratkaisuja.

12. Millaisia oikeuksia sinulla on?

Sinulla on soveltuvin edellytyksin oikeus tarkastaa tietosi, pyytää niiden oikaisemista tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä sekä saada tietyt tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen.

Voit kieltää suoramarkkinoinnin ja peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@pilvenmaki.fi

Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle: https://tietosuoja.fi/

13. Automatisoitu päätöksenteko

Voimme käyttää asiakastietoja markkinoinnin kohdentamiseen ja asiakasryhmittelyyn esimerkiksi ostohistorian tai tapahtumaosallistumisen perusteella.

Emme käytä henkilötietoja yksinomaan automatisoituun päätöksentekoon, jolla olisi asiakkaaseen kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.